Excel

Tipy pre kontingenčnú tabuľku

Pivot Table Tips

Prehľad | Prečo Pivot? | Tipy | Príklady | Školenia

Kontingenčné tabuľky sú nástrojom na tvorbu prehľadov vstavaným v programe Excel. Sú jediným najlepším nástrojom na analýzu údajov v programe Excel bez vzorcov . Približne za jednu minútu môžete vytvoriť základnú kontingenčnú tabuľku a začať interaktívne skúmať svoje údaje. Nasleduje viac ako 20 tipov, ako z tohto flexibilného a výkonného nástroja vyťažiť maximum.



1. Kontingenčnú tabuľku môžete zostaviť asi za jednu minútu

Mnoho ľudí si myslí, že zostavenie kontingenčnej tabuľky je komplikované a časovo náročné, ale jednoducho to nie je pravda. V porovnaní s časom, ktorý by vám zabrala manuálna tvorba ekvivalentnej zostavy, sú kontingenčné tabuľky neuveriteľne rýchle. Ak máte dobre štruktúrované zdrojové údaje, môžete vytvoriť kontingenčnú tabuľku za menej ako minútu. Začnite výberom ľubovoľnej bunky v zdrojových údajoch:

Surové údaje (predaj čokolády), pripravené pre kontingenčnú tabuľku
Príklad zdrojových údajov





Ďalej postupujte podľa týchto štyroch krokov:

  1. Na karte Vložiť na páse s nástrojmi kliknite na tlačidlo Kontingenčná tabuľka
  2. V dialógovom okne Vytvoriť kontingenčnú tabuľku skontrolujte údaje a kliknite na tlačidlo OK
  3. Presuňte pole „štítok“ do oblasti Menovky riadkov (napr. Zákazník)
  4. Presuňte číselné pole do oblasti Hodnoty (napr. Tržby)

Rýchla kontingenčná tabuľka programu Excel zobrazujúca predaj čokolády
Základná kontingenčná tabuľka asi za 30 sekúnd



V kontingenčnej tabuľke vyššie sú uvedené celkové tržby podľa produktu, ale polia môžete jednoducho usporiadať tak, aby zobrazovali celkové tržby podľa regiónu, kategórie, mesiaca a podobne. Pozrite sa na video nižšie, kde nájdete rýchlu ukážku:

Video: Ako rýchlo vytvoriť kontingenčnú tabuľku

2. Vyčistite svoje zdrojové údaje

Aby ste minimalizovali problémy na ceste, skontrolujte, či sú vaše údaje v dobrom stave. Zdrojové údaje by nemali obsahovať žiadne prázdne riadky ani stĺpce a žiadne medzisúčty. Každý stĺpec by mal mať jedinečný názov (iba v jednom riadku) a predstavovať pole pre každý riadok/záznam v údajoch:

koľko nedieľ medzi dvoma dátumami

Perfektné údaje pre kontingenčnú tabuľku!
Perfektné údaje pre kontingenčnú tabuľku!

Niekedy môže byť potrebné doplniť chýbajúce údaje. Tipy nájdete v tomto videu:

Video: Ako rýchlo doplniť chýbajúce údaje

3. Najprv spočítajte údaje

Pri prvom vytváraní kontingenčnej tabuľky pomocou neho najskôr vygenerujte jednoduchý počet, aby ste sa presvedčili, že kontingenčná tabuľka spracováva údaje podľa očakávania. Ak to chcete urobiť, jednoducho pridajte ľubovoľné textové pole ako pole hodnoty. Uvidíte veľmi malú kontingenčnú tabuľku, ktorá zobrazuje celkový počet záznamov, tj. Celkový počet riadkov vo vašich údajoch. Ak vám toto číslo dáva zmysel, môžete ísť. Ak vám číslo nedáva zmysel, je možné, že kontingenčná tabuľka údaje nečíta správne alebo že údaje neboli správne definované.

300 krstných mien znamená, že máme 300 zamestnancov. Skontrolovať.
300 krstných mien znamená, že máme 300 zamestnancov. Skontrolovať.

4. Plánujte, než začnete stavať

Napriek tomu, že je veľmi zábavné ťahať polia okolo kontingenčnej tabuľky a sledovať, ako Excel chrlí ďalšie neobvyklé zobrazenie údajov, môžete sa ocitnúť v tom, že veľmi ľahko prejdete mnohými neproduktívnymi králičími dierami. O hodinu neskôr to už nie je také zábavné. Skôr ako začnete stavať, napíšte si, čo sa pokúšate zmerať alebo čomu rozumiete, a nakreslite si niekoľko jednoduchých správ do poznámkového bloku. Tieto jednoduché poznámky vás prevedú obrovským počtom možností, ktoré máte k dispozícii. Udržujte veci jednoduché a zamerajte sa na otázky, na ktoré musíte odpovedať.

5. Pomocou tabuľky pre svoje údaje vytvorte „dynamický rozsah“.

Ak na zdrojové údaje kontingenčnej tabuľky použijete tabuľku programu Excel, získate veľmi príjemnú výhodu: váš rozsah údajov sa stane „dynamickým“. Dynamický rozsah automaticky rozšíri a zmenší tabuľku pri pridávaní alebo odstraňovaní údajov, takže sa nemusíte obávať, že v kontingenčnej tabuľke chýbajú najnovšie údaje. Keď pre kontingenčnú tabuľku použijete tabuľku, kontingenčná tabuľka bude vždy synchronizovaná s vašimi údajmi.

Použitie tabuľky pre kontingenčnú tabuľku:

  1. Vyberte ľubovoľnú bunku v dátach a vytvorte tabuľku pomocou klávesovej skratky Ctrl-T
  2. Kliknite na tlačidlo Zhrnúť pomocou kontingenčnej tabuľky (TableTools> Design)
  3. Kontingenčnú tabuľku zostavte normálne
  4. Zisk: údaje, ktoré pridáte do tabuľky, sa pri obnovení automaticky zobrazia v kontingenčnej tabuľke

Video: Na ďalšiu kontingenčnú tabuľku použite tabuľku

Vytvorenie jednoduchej tabuľky z údajov pomocou (Ctrl-T)
Vytvorenie jednoduchej tabuľky z údajov pomocou (Ctrl-T)

Teraz, keď máme tabuľku, môžeme použiť Sumarizáciu s kontingenčnou tabuľkou
Teraz, keď máme tabuľku, môžeme použiť Zhrnutie s kontingenčnou tabuľkou

Stále potrebujete inšpiráciu, prečo by ste sa mali učiť kontingenčné tabuľky? Viď môj osobný príbeh .

6. Na počítanie vecí použite kontingenčnú tabuľku

V predvolenom nastavení bude kontingenčná tabuľka počítať akékoľvek textové pole. To môže byť skutočne užitočná funkcia v mnohých všeobecných podnikateľských situáciách. Predpokladáte napríklad, že máte zoznam zamestnancov a chcete získať počet podľa oddelení? Ak chcete získať prehľad podľa oddelení, postupujte takto:

  1. Normálne vytvorte kontingenčnú tabuľku
  2. Pridajte oddelenie ako štítok riadka
  3. Pridajte pole Meno zamestnanca ako hodnotu
  4. Kontingenčná tabuľka zobrazí počet zamestnancov podľa oddelení

Rozdelenie zamestnancov podľa oddelení
Rozdelenie zamestnancov podľa oddelení

7. Zobraziť súčty v percentách

V mnohých kontingenčných tabuľkách budete chcieť ukázať skôr percento než počet. Môžete napríklad chcieť zobraziť rozdelenie tržieb podľa produktu. Ale namiesto toho, aby ste zobrazovali celkový predaj pre každý produkt, chcete zobrazovať predaj ako percento z celkového predaja. Za predpokladu, že máte vo svojich údajoch pole s názvom Predaj, postupujte podľa týchto krokov:

  1. Pridajte produkt do kontingenčnej tabuľky ako štítok riadka
  2. Pridajte tržby do kontingenčnej tabuľky ako hodnotu
  3. Kliknite pravým tlačidlom myši na pole Predaj a nastavte „Zobraziť hodnoty ako“ na „% z celkového súčtu“

Pozrite sa na tip nižšie „Pridajte pole viac ako raz do kontingenčnej tabuľky“, aby ste sa dozvedeli, ako zobrazovať celkové tržby a tržby ako percento z celkového počtu súčasne.

Zmena zobrazenia hodnoty na % z celkového počtu
Zmena zobrazenia hodnoty na % z celkového počtu

Súčet zamestnancov sa zobrazuje ako % z celkového počtu
Súčet zamestnancov sa zobrazuje ako % z celkového počtu

8. Pomocou kontingenčnej tabuľky vytvorte zoznam jedinečných hodnôt

Pretože kontingenčné tabuľky sumarizujú údaje, môžu byť použité na nájdenie jedinečných hodnôt v poli. Je to dobrý spôsob, ako rýchlo vidieť všetky hodnoty, ktoré sa zobrazujú v poli, a tiež nájsť preklepy a ďalšie nezrovnalosti. Predpokladajme napríklad, že máte údaje o predaji a chcete vidieť zoznam všetkých predaných produktov. Ak chcete vytvoriť zoznam produktov:

  1. Normálne vytvorte kontingenčnú tabuľku
  2. Pridajte výrobok ako štítok riadka
  3. Pridajte akékoľvek iné textové pole (kategória, zákazník atď.) Ako hodnotu
  4. Kontingenčná tabuľka zobrazí zoznam všetkých produktov, ktoré sa zobrazujú v údajoch o predaji

Každý výrobok, ktorý sa nachádza v dátach, je uvedený v zozname (vrátane preklepu)
Každý výrobok, ktorý sa nachádza v dátach, je uvedený v zozname (vrátane preklepu)

Videonahrávky v kontingenčnej tabuľke - rýchle, čisté a vecné

9. Vytvorte samostatnú kontingenčnú tabuľku

Keď vytvoríte kontingenčnú tabuľku z údajov v tom istom hárku, môžete ich odstrániť, ak chcete, a kontingenčná tabuľka bude naďalej fungovať normálne. Dôvodom je, že kontingenčná tabuľka má príponu skrývajúci sa pivot ktorý obsahuje presný duplikát údajov použitých na vytvorenie kontingenčnej tabuľky.

  1. Obnovte kontingenčnú tabuľku, aby bola vyrovnávacia pamäť aktuálna (Nástroje kontingenčnej tabuľky> Obnoviť)
  2. Odstráňte pracovný hárok, ktorý obsahuje údaje
  3. Kontingenčnú tabuľku používajte normálne

Video: Ako vytvoriť samostatnú kontingenčnú tabuľku

10. Ručne zoskupte kontingenčnú tabuľku

Napriek tomu, že kontingenčné tabuľky automaticky zoskupujú údaje mnohými spôsobmi, položky môžete tiež zoskupovať ručne do vlastných skupín. Predpokladajme napríklad, že máte kontingenčnú tabuľku, ktorá zobrazuje rozdelenie zamestnancov podľa oddelení. Predpokladajme, že chcete ďalej zoskupiť oddelenie inžinierstva, plnenia a podpory do skupiny 1 a predaj a marketing do skupiny 2. Skupina 1 a skupina 2 sa v údajoch nezobrazujú, sú to vaše vlastné skupiny. Ak chcete zoskupiť kontingenčnú tabuľku do skupín ad hoc, skupiny 1 a skupiny 2:

  1. Kliknutím a podržaním klávesu Ctrl vyberte každú položku v prvej skupine
  2. Pravým tlačidlom myši kliknite na jednu z položiek a v ponuke vyberte položku Skupina
  3. Excel vytvorí novú skupinu „Skupina 1“
  4. V stĺpci B vyberte položku Marketing a predaj a zoskupte podľa vyššie uvedeného postupu
  5. Excel vytvorí ďalšiu skupinu „Skupina 2“

Začína sa manuálne zoskupovanie
Začína sa manuálne zoskupovanie

V polovici manuálneho zoskupovania - skupina 1 je hotová
V polovici manuálneho zoskupovania - skupina 1 je hotová

Zoskupenie bolo dokončené ručne
Zoskupenie bolo dokončené ručne

11. Zoskupte číselné údaje do rozsahov

Jednou z najzaujímavejších a najvýkonnejších funkcií, ktoré každá kontingenčná tabuľka má, je schopnosť zoskupovať číselné údaje do rozsahov alebo segmentov. Predpokladajme napríklad, že máte zoznam výsledkov hlasovania, ktorý zahŕňa vek voliča, a chcete zhrnúť výsledky podľa vekových skupín:

  1. Kontingenčnú tabuľku vytvorte normálne
  2. Pridajte vek ako štítok riadka, hlasujte ako štítok stĺpca a názov ako hodnotu
  3. Kliknite pravým tlačidlom myši na ľubovoľnú hodnotu v poli Vek a zvoľte položku Skupina
  4. Do vstupnej oblasti „Podľa:“ zadajte 10 ako interval
  5. Keď kliknete na tlačidlo OK, zobrazia sa údaje o hlasovaní zoskupené podľa veku do 10-ročných segmentov

Video: Ako zoskupiť kontingenčnú tabuľku podľa vekového rozsahu

Zdrojové údaje pre výsledky hlasovania
Zdrojové údaje pre výsledky hlasovania

Zoskupenie vekového poľa do 10 -ročných vedier
Zoskupenie vekového poľa do 10 -ročných vedier

Výsledky hlasovania boli zoskupené podľa vekových skupín
Výsledky hlasovania boli zoskupené podľa vekových skupín

12. Premenujte polia pre lepšiu čitateľnosť

Keď do kontingenčnej tabuľky pridáte polia, v kontingenčnej tabuľke sa zobrazí názov, ktorý sa zobrazuje v zdrojových údajoch. Keď sú názvy polí hodnôt pridané do kontingenčnej tabuľky, zobrazia sa so súčtom alebo počtom. Uvidíte napríklad súčet tržieb, počet regiónov a podobne. Tento názov však môžete jednoducho prepísať svojim vlastným. Vyberte bunku obsahujúcu pole, ktoré chcete premenovať, a zadajte nový názov.

Premenujte pole zadaním pôvodného názvu
Premenujte pole zadaním pôvodného názvu

13. Pridajte názov medzier medzi názvy polí, keď sa Excel sťažuje

Pri pokuse o premenovanie polí môžete naraziť na problém, ak sa pokúsite použiť presne ten istý názov poľa, ktorý sa zobrazuje v dátach. Predpokladajme napríklad, že máte v zdrojových údajoch pole s názvom Predaj. Ako hodnotové pole sa zobrazí ako Suma tržieb , ale (rozumne) chcete, aby to bolo povedané Predaj . Keď sa však pokúsite použiť Predaj, Excel si sťažuje, že pole už existuje, a zobrazí chybové hlásenie „Názov poľa kontingenčnej tabuľky už existuje“.

Excel nie
Excelu sa nepáči názov vášho nového poľa

Ako jednoduché alternatívne riešenie pridajte na koniec názvu nového poľa medzeru. Nevidíte rozdiel a Excel sa nebude sťažovať.

Problému sa vyhnete pridaním medzery k názvu
Problému sa vyhnete pridaním medzery k názvu

14. Do kontingenčnej tabuľky pridajte pole viac ako raz

Existuje mnoho situácií, keď má zmysel pridať rovnaké pole do kontingenčnej tabuľky viac ako raz. Zdá sa to zvláštne, ale rovnaké pole môžete do kontingenčnej tabuľky pridať viac ako raz. Predpokladajme napríklad, že máte kontingenčnú tabuľku, ktorá zobrazuje počet zamestnancov podľa oddelení.

Počet funguje dobre, ale chcete ho zobraziť aj ako percento z celkového počtu zamestnancov. V tomto prípade je najjednoduchším riešením pridať rovnaké pole dvakrát ako pole Hodnota:

  1. Pridajte textové pole do oblasti Hodnota (napr. Meno, Meno atď.)
  2. V predvolenom nastavení získate počet pre textové polia
  3. Do oblasti Hodnota znova pridajte to isté pole
  4. Kliknite pravým tlačidlom myši na druhú inštanciu a zmeňte Zobraziť hodnoty ako na „% celkového súčtu“
  5. Obe polia premenujte podľa vlastného uváženia

Nastavenie poľa na zobrazenie percent z celkového počtu
Nastavenie poľa na zobrazenie percent z celkového počtu

Pole Názov bolo pridané dvakrát
Pole Názov bolo pridané dvakrát

15. Automaticky formátujte všetky polia hodnôt

Pri každom pridaní číselného poľa ako hodnoty do kontingenčnej tabuľky by ste mali nastaviť formát čísla priamo v poli. Môžete byť v pokušení formátovať hodnoty, ktoré vidíte v kontingenčnej tabuľke, priamo, ale nie je to dobrý nápad, pretože nie je spoľahlivé, pretože sa kontingenčná tabuľka mení. Nastavením formátu priamo na pole zaistíte, že sa pole zobrazí v požadovanom formáte, bez ohľadu na to, či je kontingenčná tabuľka veľká alebo malá.

Predpokladajme napríklad kontingenčnú tabuľku, ktorá ukazuje rozdelenie tržieb podľa regiónov. Keď prvýkrát pridáte pole Predaj do kontingenčnej tabuľky, zobrazí sa vo formáte všeobecného čísla, pretože ide o číselné pole. Ak chcete použiť formát účtovného čísla na samotné pole:

ako chrániť niektoré bunky v programe Excel
  1. Pravým tlačidlom myši kliknite na pole Predaj a z ponuky vyberte Nastavenia poľa hodnoty
  2. V zobrazenom dialógovom okne Nastavenia poľa hodnoty kliknite na tlačidlo Formát čísla
  3. Nastavte formát na Účtovníctvo a ukončite ho kliknutím na tlačidlo OK

Nastavenie formátu priamo v poli hodnoty
Nastavenie formátu priamo v poli hodnoty

16. Rozbaliť zobrazenie a zobraziť (alebo extrahovať) údaje za akýmkoľvek súčtom

Kedykoľvek uvidíte v kontingenčnej tabuľke súčet, môžete jednoducho vidieť a extrahovať údaje, ktoré tvoria celkový súčet, pomocou „hĺbkového analýzy“. Predpokladajme napríklad, že sa pozeráte na kontingenčnú tabuľku, ktorá zobrazuje počet zamestnancov podľa oddelení. Môžete vidieť, že v oddelení inžinierstva je 50 zamestnancov, ale chcete vidieť skutočné mená. Ak chcete vidieť 50 ľudí, ktorí tvoria toto číslo, dvakrát kliknite priamo na číslo 50 a Excel pridá do vášho zošita nový hárok, ktorý obsahuje presné údaje použité na výpočet 50 technikov. Rovnaký prístup môžete použiť aj na zobrazenie a extrahovanie údajov za súčty, kdekoľvek ich vidíte v kontingenčnej tabuľke.

Celkom dvakrát kliknite na položku
Dvojitým kliknutím na súčet „hĺbku“

50 inžinierov, extrahovaných do nového listu automaticky
50 inžinierov sa automaticky extrahuje do nového listu

17. Klonujte svoje kontingenčné tabuľky, keď potrebujete ďalšie zobrazenie

Keď máte nastavenú jednu kontingenčnú tabuľku, možno budete chcieť vidieť iné zobrazenie rovnakých údajov. Nové zobrazenie môžete samozrejme zmeniť tak, že prestavíte svoju existujúcu kontingenčnú tabuľku. Ak ale zostavujete zostavu, ktorú plánujete priebežne používať a aktualizovať, najľahšie urobíte klonovaním existujúcej kontingenčnej tabuľky, aby boli vždy k dispozícii obe zobrazenia údajov.

Existujú dva jednoduché spôsoby klonovania kontingenčnej tabuľky. Prvý spôsob zahŕňal duplikáciu pracovného hárka, ktorý obsahuje kontingenčnú tabuľku. Ak máte v pracovnom hárku nastavenú kontingenčnú tabuľku s názvom atď., Môžete kliknutím na kartu pracovného hárka skopírovať pracovný hárok do rovnakého zošita. Ďalším spôsobom, ako klonovať kontingenčnú tabuľku, je skopírovať kontingenčnú tabuľku a prilepiť ju na iné miesto. Pomocou týchto prístupov môžete vytvoriť toľko kópií, koľko chcete.

Keď klonujete kontingenčnú tabuľku týmto spôsobom, obe kontingenčné tabuľky budú zdieľať to isté skrývajúci sa pivot . To znamená, že keď obnovíte ktorýkoľvek z klonov (alebo pôvodný), obnovia sa všetky súvisiace kontingenčné tabuľky.

Video: Ako klonovať kontingenčnú tabuľku

18. Odklonujte kontingenčnú tabuľku, aby sa obnovila nezávisle

Keď klonujete kontingenčnú tabuľku, môžete sa dostať do situácie, kedy skutočne nechcete, aby bol klon prepojený s rovnakou vyrovnávacou pamäťou ako pôvodná. Bežným príkladom je potom, čo ste zoskupili pole s dátumom do jednej kontingenčnej tabuľky, obnovili ho a zistili, že ste omylom zoskupili aj rovnaké pole s dátumom v ďalší kontingenčnú tabuľku, ktorú ste nemienili zmeniť. Keď kontingenčné tabuľky zdieľajú rovnakú kontingenčnú pamäť cache, zdieľajú aj zoskupenie polí.

Toto je jeden zo spôsobov, ako odblokovať kontingenčnú tabuľku, tj. Odpojiť ju od kontingenčnej pamäte cache, ktorú zdieľa s inými kontingenčnými tabuľkami v tom istom hárku:

  1. Vystrihnite celý kontingenčný stôl do schránky
  2. Prilepte kontingenčnú tabuľku do úplne nového zošita
  3. Obnovte kontingenčnú tabuľku
  4. Skopírujte ho znova do schránky
  5. Prilepte ho späť do pôvodného zošita
  6. Zlikvidujte dočasný zošit

Vaša kontingenčná tabuľka bude teraz používať vlastnú kontingenčnú vyrovnávaciu pamäť a nebude sa obnovovať s ostatnými kontingenčnými tabuľkami v zošite alebo bude zdieľať rovnaké zoskupenie polí.

19. Zbavte sa zbytočných nadpisov

Predvolené rozloženie pre nové kontingenčné tabuľky je Kompaktné rozloženie. Toto rozloženie zobrazí v kontingenčnej tabuľke nadpisy „Riadky riadkov“ a „Štítky stĺpcov“. Toto nie sú najintuitívnejšie nadpisy, najmä pre ľudí, ktorí často nepoužívajú kontingenčné tabuľky. Jednoduchý spôsob, ako sa zbaviť týchto nepárnych nadpisov, je prepnúť rozloženie kontingenčnej tabuľky z kompaktného na obrysové alebo tabuľkové. To spôsobí, že kontingenčná tabuľka zobrazí skutočné názvy polí ako nadpisy v kontingenčnej tabuľke, čo je oveľa rozumnejšie. Ak sa chcete týchto štítkov úplne zbaviť, hľadajte na karte Analýza na páse s nástrojmi kontingenčnej tabuľky tlačidlo s názvom Hlavičky polí. Kliknutím na toto tlačidlo sa nadpisy úplne deaktivujú.

Všimnite si zbytočné a mätúce záhlavia polí
Všimnite si zbytočné a mätúce záhlavia polí

Prepínanie rozloženia z kompaktného na obrys
Prepínanie rozloženia z kompaktného na obrys

Nadpisy polí v rozložení osnovy sú oveľa rozumnejšie
Nadpisy polí v rozložení osnovy sú oveľa rozumnejšie

20. Pridajte okolo svojich kontingenčných tabuliek malé medzery

Toto je len jednoduchý tip na dizajn. Všetci dobrí dizajnéri vedia, že príjemný dizajn vyžaduje malé miesto. Biely priestor znamená iba prázdny priestor vyčlenený tak, aby dispozične poskytoval oddychovú miestnosť. Po vytvorení kontingenčnej tabuľky vložte doľava ďalší stĺpec a hore jeden alebo dva ďalšie riadky. Vďaka tomu bude mať váš kontingenčný stolík oddychovú miestnosť a bude vyzerať lepšie. Vo väčšine prípadov tiež odporúčam, aby ste na hárku vypli mriežku. Samotná kontingenčná tabuľka bude predstavovať silnú vizuálnu mriežku, takže mriežky mimo kontingenčnej tabuľky nie sú potrebné a budú jednoducho vytvárať vizuálny šum.

Okolo kontingenčných tabuliek pridajte malé medzery
Malé medzery spôsobia, že vaše kontingenčné tabuľky budú pôsobiť leštenejšie

Inšpirácia: 5 kontingenčných tabuliek, ktoré ste ešte nevideli .

21. Zbavte sa súčtov riadkov a stĺpcov

Kontingenčné tabuľky predvolene zobrazujú súčty pre riadky aj stĺpce, ale jeden alebo oba tieto súčty môžete jednoducho deaktivovať, ak ich nechcete. Na karte Kontingenčná tabuľka na páse s nástrojmi stačí kliknúť na tlačidlo Súčty a vybrať požadované možnosti.

Povoľte a zakážte celkové súčty
Celkové súčty môžete odstrániť pre riadky aj stĺpce

22. Formátujte prázdne bunky

Ak máte kontingenčnú tabuľku s veľkým počtom prázdnych buniek, môžete ovládať znak, ktorý sa zobrazuje v každej prázdnej bunke. V predvolenom nastavení prázdne bunky nezobrazujú vôbec nič. Ak chcete nastaviť svoj vlastný znak, kliknite pravým tlačidlom myši do kontingenčnej tabuľky a vyberte položku Možnosti kontingenčnej tabuľky. Potom skontrolujte, či je začiarknuté políčko „Prázdne bunky ako:“, a zadajte znak, ktorý chcete vidieť. Majte na pamäti, že toto nastavenie rešpektuje formát použitého čísla. Napríklad. ak pre pole s číselnými hodnotami používate formát účtovného čísla a zadáte nulu, v kontingenčnej tabuľke sa zobrazí spojovník „-“, pretože takto sa vo formáte účtovníctva zobrazujú nulové hodnoty.

Kontingenčná tabuľka zobrazuje prázdne bunky ako 0 (nula) s účtovným formátom
Prázdne bunky nastavené na zobrazenie 0 (nula) a formát účtovného čísla vám poskytujú spojovníky

23. V prípade potreby vypnite funkciu AutoFit

Keď predvolene aktualizujete kontingenčnú tabuľku, stĺpce obsahujúce údaje sa automaticky upravia tak, aby čo najlepšie zodpovedali údajom. Za normálnych okolností je to dobrá vec, ale môže vás priviesť k šialenstvu, ak máte na pracovnom hárku spolu s kontingenčnou tabuľkou ďalšie veci alebo ak ste šírky stĺpcov starostlivo upravili ručne a nechcete, aby sa menili. Ak chcete túto funkciu vypnúť, kliknite pravým tlačidlom myši do kontingenčnej tabuľky a zvoľte Možnosti kontingenčnej tabuľky. Na prvej karte možností (alebo na karte rozloženia na počítači Mac) zrušte začiarknutie políčka „Prispôsobiť šírky stĺpcov pri aktualizácii“.

Možnosť automatického prispôsobenia stĺpca kontingenčnej tabuľky pre Windows
Možnosť automatického prispôsobenia stĺpca kontingenčnej tabuľky pre Windows

Možnosť automatického prispôsobenia stĺpca kontingenčnej tabuľky pre Mac
Možnosť automatického prispôsobenia stĺpca kontingenčnej tabuľky pre Mac

Potrebujete sa naučiť kontingenčné tabuľky? Máme solídne video školenie s cvičnými listami.

Autor Dave Bruns


^