Excel

29 spôsobov, ako ušetriť čas pomocou vzorcov programu Excel

29 Ways Save Time With Excel Formulas

Vzorce sú chlieb a maslo programu Excel. Ak pravidelne používate Excel, stavím sa, že používate veľa vzorcov. Vytvorenie fungujúceho vzorca však môže trvať príliš veľa času. V tomto článku zdieľam niekoľko dobrých tipov, ktoré vám ušetria čas pri práci so vzorcami v programe Excel.



Video: 20 tipov, ako ušetriť čas pomocou vzorcov programu Excel

1. Nepridávajte konečné zátvorky k funkcii

Začnime niečím skutočne jednoduchým! Keď zadávate jednu funkciu samostatne (SÚČET, PRIEMER, atď.), Nemusíte zadávať záverečné zátvorky. Môžete napríklad zadať:





= SÚČET (A1: A10

a stlačte návrat. Excel za vás pridá záverečné zátvorky. Je to maličkosť, ale pohodlná.



Poznámka: Toto nebude fungovať, ak váš vzorec obsahuje viac ako jednu sadu zátvoriek.

Pred - záverečné zátvorky vynechané

Po stlačení klávesu Enter - zátvorky sa automaticky pridajú

2. Presuňte vzorec a zabráňte zmene odkazov

Jednou z najúčinnejších funkcií Excelu sú relatívne adresy - keď skopírujete vzorec do nového umiestnenia, všetky relatívne adresy sa zmenia. Často je to presne to, čo chcete, pretože opätovné použitie vzorcov je jednou z najdôležitejších techník dobre zostaveného a ľahko udržiavateľného pracovného hárka.

Niekedy však potrebujete vzorec presunúť alebo skopírovať na nové miesto a nechcete, aby sa vzorec vôbec zmenil. Môžete to urobiť niekoľkými spôsobmi.

Ak iba presúvate vzorec na blízke miesto, skúste pretiahnuť. Pretiahnutím zostanú všetky adresy neporušené a nezmenené.

Uchopte okraj výberu

Potiahnite na nové miesto

Ak presúvate vzorec na vzdialenejšie miesto, použite vystrihnúť a prilepiť. (Win: Ctrl + X, Ctrl + V Mac: Cmd + X, Cmd + V) Keď vystrihnete vzorec, jeho referencie sa nezmenia.

3. Skopírujte vzorec a zabráňte zmene odkazov

Poznámka: Môžete zmeniť všetky odkazy na bunky, aby boli absolútne, ale tento tip predpokladá, že to z akéhokoľvek dôvodu nechcete robiť.

Ak potrebujete skopírovať iba jeden vzorec, vyberte celý vzorec na paneli vzorcov a skopírujte ho do schránky. Potom môžete prilepiť na nové miesto. Výsledkom bude vzorec identický s originálom.

Na kopírovanie a skupina vzorcov do nového umiestnenia bez ovplyvnenia referencií, môžete použiť funkciu nájsť a nahradiť. Vyberte vzorce, ktoré chcete skopírovať, potom vyhľadajte a nahradte znamienko rovnosti (=) vo vzorcoch znakom hash (#). Tým sa vzorce prevedú na text. Teraz skopírujte a prilepte vzorce na nové miesto. Po prilepení vzorcov a pri vybratí všetkých vzorcov obráťte proces hľadania a nahradenia. Vyhľadajte hash (#) a nahraďte znamienko rovnosti (=). To vráti vzorce do funkčného stavu. (Kredit: Tom urtis )

4. Vzorce skopírujte dvojitým kliknutím na rukoväť výplne

Keď pridávate vzorce do tabuliek, jednou z vecí, ktoré robíte najčastejšie, je skopírovanie vzorca z prvého riadka tabuľky do posledného riadka tabuľky. Ak poznáte klávesové skratky na navigáciu údajov v Exceli, môžete ich pomocou nich rýchlo prilepiť do celého stĺpca vzorcov iba niekoľkými stlačeniami klávesov. Rukoväť výplne je však ešte rýchlejšia, pretože nie je potrebné navigovať do spodnej časti tabuľky.

Rukoväť výplne je malý obdĺžnik, ktorý sa nachádza v pravom dolnom rohu všetkých výberov v programe Excel. Pokiaľ vzorec sedí v stĺpci vedľa iného stĺpca, ktorý bude obsahovať celú sadu údajov, stačí dvojitým kliknutím na rukoväť výplne skopírovať vzorec až do spodnej časti tabuľky.

Rukoväť plnenia

Excel skopíruje vzorec nadol

Poznámka: Tento tip nebude fungovať, ak vľavo od vzorca, ktorý zadávate, nie je celý stĺpec údajov. Excel používa tieto údaje na zistenie, ako ďaleko v pracovnom hárku je skopírovaný vzorec. Môžete však použiť tento ďalší prístup ...

Ak výber nie je príliš veľký, môžete vzorce vyplniť aj do hárka pomocou skratky na položku Vyplniť (Ctrl + D). Nezabudnite najskôr vybrať pôvodný vzorec a cieľové bunky. Je to rýchlejšie ako kopírovanie/vkladanie, ale nie také rýchle ako pri úchytke, najmä ak kopírujete vzorec do veľkej skupiny buniek.

Video: Skratky na rýchly pohyb vo veľkom zozname

5. Pomocou tabuľky zadajte vzorce automaticky

Ešte rýchlejší spôsob zadávania vzorcov je konverzia tabuľky na oficiálnu tabuľku programu Excel. Terminológia je tu mätúca, pretože všetky údaje s viac ako jedným stĺpcom sú technicky „tabuľka“, ale Excel má formálnu štruktúru nazývanú tabuľka, ktorá poskytuje mnoho výhod. Po konverzii údajov do tabuľky (obe platformy: Ctrl + T) sa všetky vzorce, ktoré zadáte do prvého riadka, automaticky skopírujú po celej dĺžke tabuľky. To šetrí veľa času a tiež pomáha predchádzať chybám.

Zadajte vzorec normálne

Stlačením klávesu Enter skopírujte vzorec nadol

Ako bonus, keď kedykoľvek aktualizujete vzorec v tabuľke, Excel znova aktualizuje všetky rovnaké vzorce v rovnakom stĺpci.

Poznámka: vzorce v tabuľke budú automaticky používať štruktúrované odkazy (t. J. V príklade vyššie = [@hodiny]*[@sadzba] namiesto = C4*D4. Adresy buniek však môžete zadávať priamo a budú zachované.

6. Na zadávanie funkcií používajte kartu AutoComplete +

Keď zadáte znamienko rovnosti a začnete písať, Excel začne text, ktorý zadávate, porovnávať s obrovským zoznamom funkcií, ktoré sú k dispozícii. Počas písania sa nižšie zobrazí zoznam „kandidátskych“ funkcií. Tento zoznam sa bude zužovať pri každom zadaní písmena. Keď je v zozname vybratá požadovaná funkcia, môžete „požiadať“ program Excel, aby ho za vás zadal stlačením klávesu tab. V systéme Windows sa funkcie vyberajú automaticky počas písania. Na počítačoch Mac sa možnosti zobrazujú, ale nie sú vybraté, takže musíte urobiť ešte jeden krok: pomocou klávesu so šípkou vyberte požadovanú funkciu a potom stlačením klávesu tab alebo sa vráťte a Excel túto funkciu zadá za vás.

Zvýraznite najlepšiu zhodu a stlačte kláves Tab

Funkcia automatického dokončovania programu Excel

7. Na zadanie argumentov použite kombináciu klávesov Control + kliknutie

Neradi píšete čiarky medzi argumentmi? Môžete mať Excel, ktorý to urobí za vás. Keď zadávate argumenty vo funkcii, podržte pri kliknutí na každú referenciu kláves Control (Mac: Command) a Excel za vás automaticky zadá čiarky. Môžete napríklad zadať vzorec ako: = SUM (A1, B10, C5: C10) zadaním „= SUM (“ a potom stlačením klávesu Control kliknúť na každú referenciu. Bude to fungovať s akoukoľvek funkciou, kde ako argumenty zadávate referencie.

Kláves Control alebo Command kliknite na ďalšiu bunku

Kliknite znova na Ovládanie alebo Príkaz

Všetky čiarky zadal Excel

8. V okne tipu vzorca vyberte argumenty

Kedykoľvek pracujete so vzorcom, ktorý obsahuje funkciu programu Excel, pamätajte, že na výber argumentov môžete vždy použiť okno s nápovedou. To môže byť v reálnom čase úsporou času, ak je vzorec komplikovaný, najmä ak obsahuje veľa vnorených zátvoriek. Ak chcete vybrať argumenty, postupujte v dvoch krokoch. V prvom kroku kliknutím umiestnite kurzor do funkcie, ktorej argument chcete vybrať. Excel potom zobrazí nápovedu k tejto funkcii, ktorá zobrazí všetky argumenty. V druhom kroku kliknite na argument, ktorý chcete vybrať. Excel vyberie celý argument, aj keď obsahuje ďalšie funkcie alebo vzorce. Toto je príjemný spôsob výberu argumentov pri použití F9 na ladenie vzorca.

Umiestnite kurzor myši na argument v tipu na obrazovke vzorca

Kliknutím na argument vyberiete vo vzorci

Chcete sa dozvedieť viac? Ponúkame celý kurz na Vzorce a funkcie programu Excel .

9. Vložte zástupné symboly argumentov funkcie pomocou skratky

Bežne pri zadávaní funkcie bude Excel pri zadávaní čiarok zobrazovať tipy pre každý argument. Niekedy však možno budete chcieť, aby Excel pridal zástupné symboly pre všetky argumenty funkcie naraz. Ak áno, budete radi, že na to existuje skratka.

Keď zadávate funkciu, potom, čo Excel rozpozná názov funkcie, zadajte Control + Shift + A (obe platformy). Ak napríklad zadáte '= DATE (' a potom použijete Control + Shift + A, Excel vám poskytne '= DATE (rok, mesiac, deň)'. Potom môžete dvakrát kliknúť na každý argument (alebo použiť tip funkcie v okne vyberte každý argument) a zmeňte ho na požadovanú hodnotu.

Uistite sa, že je funkcia rozpoznaná

Ctrl + Shift + A vloží pomenované argumenty

10. Odstráňte „vzorec“ z cesty

Niekedy, keď zadávate vzorec, je okno s tipom na vzorec vám prekáža , čím sa zablokuje váš pohľad na ďalšie bunky, ktoré chcete vidieť na pracovnom hárku. Keď sa to stane, pamätajte na to, že môžete okno s nápovedu presunúť mimo svojej cesty. Jednoducho presuňte kurzor na hranu okna, kým sa nezmení kurzor, potom kliknite a presuňte na nové miesto. Potom môžete pokračovať v zadávaní alebo úprave vzorca. V závislosti od štruktúry pracovného hárka je ďalším spôsobom, ako tento problém zvládnuť, upraviť vzorec na paneli vzorcov namiesto priamo v bunke.

Uchopte okraj špičky obrazovky

Presuňte hrot obrazovky z cesty

11. Prepnite zobrazenie všetkých vzorcov naraz

Kedykoľvek upravíte bunku obsahujúcu vzorec, Excel namiesto vzorca automaticky zobrazí vzorec. Niekedy však môžete vidieť všetky vzorce v hárku naraz. Ak to chcete urobiť, použite na zobrazenie vzorcov klávesovú skratku: Ctrl + ~ (to je vlnovka). Pomocou tejto skratky môžete rýchlo prepnúť zobrazenie všetkých vzorcov na hárku alebo vypnúť. Je to príjemný spôsob, ako vidieť všetky vzorce naraz a kontrolovať konzistenciu vzorcov.

Control + `odhalí všetky vzorce

Všetky vzorce sú viditeľné

12. Vyberte všetky vzorce v hárku naraz

Ďalším spôsobom, ako zobraziť všetky vzorce v hárku, je ich výber. Môžete to urobiť pomocou výkonnejších (a skrytých) funkcií v programe Excel: je prejsť na> špeciálne (Ctrl + G). Pomocou tohto príkazu môžete v programe Excel vybrať všetky druhy zaujímavých vecí vrátane prázdnych buniek, buniek obsahujúcich čísla, prázdnych buniek a ďalších. Jednou z možností sú bunky, ktoré obsahujú vzorce. Ak chcete na hárku vybrať všetky bunky, ktoré obsahujú vzorce, jednoducho stlačením klávesov Ctrl + G zobrazte dialógové okno Prejsť na, potom kliknite na tlačidlo Špeciálne a potom vyberte položku Vzorce. Keď kliknete na tlačidlo OK, vyberú sa všetky bunky, ktoré obsahujú vzorce.

Stlačením klávesu + G otvoríte položku Prejsť na špeciálne

Kliknite na tlačidlo Špeciálne

Vyberte vzorce

Vyberú sa všetky vzorce

Ak chcete v hárku vybrať iba podmnožinu vzorcov, najskôr urobte výber a potom použite rovnaký príkaz.

13. Na vloženie vzorcov na statické hodnoty použite príkaz paste special

Bežným problémom v programe Excel je potreba zastaviť zmenu vypočítaných hodnôt. Môžete napríklad chcieť zjednodušiť pracovný hárok odstránením stĺpcov „pomocníka“, ktoré ste použili na generovanie určitých hodnôt. Ak však odstránite tieto stĺpce so vzorecmi, ktoré na ne stále odkazujú, dostanete načítanie chýb #REF. Riešením je najskôr previesť vzorce na hodnoty a potom odstrániť ďalšie stĺpce. Najjednoduchší spôsob, ako to urobiť, je použiť príkaz Paste Special. Najprv vyberte vzorce, ktoré chcete previesť, a skopírujte do schránky. Potom so stále vybranými vzorcami otvorte dialógové okno Prilepiť špeciálne (Win: Ctrl + Alt + V, Mac: Ctrl + Cmd + V) a použite možnosť Hodnoty. To nahradí všetky vzorce, ktoré ste vybrali, hodnotami, ktoré vypočítali.

Vzorce boli vybraté a skopírované

Vložiť špeciálne vyvolané

Už žiadne vzorce!

14. Použite Paste Special na úpravu hodnôt na mieste

Ďalším bežným problémom v programe Excel je potreba zmeniť veľa zavedených hodnôt. Napríklad máte zoznam 500 cien produktov a musíte zvýšiť všetky ceny o 5%. Alebo možno máte zoznam 100 dátumov, ktoré je potrebné o týždeň presunúť do budúcnosti? V takýchto prípadoch môžete do tabuľky pridať stĺpec „pomocník“, vykonať požadovaný výpočet, previesť výsledky na hodnoty a potom ich skopírovať do pôvodného stĺpca. Ak však potrebujete iba jednoduchý výpočet, prilepiť špeciálne je oveľa jednoduchšie a rýchlejšie, pretože hodnotu môžete zmeniť priamo bez ďalších vzorcov.

Ak napríklad chcete previesť množinu dátumov na miesto o týždeň neskôr, postupujte takto: Pridajte číslo 7 do ľubovoľnej bunky v hárku a skopírujte ho do schránky. Ďalej vyberte všetky dátumy, ktoré chcete zmeniť. Potom použite príkaz Prilepiť špeciálne> Operácie> Pridať. Keď kliknete na tlačidlo OK, Excel pridá číslo 7 k dátumom, ktoré ste vybrali, čím ich posunie vpred o 7 dní, bez toho, aby bolo potrebné vytvárať pomocné stĺpce.

Skopírujte dočasnú hodnotu a vyberte dátumy

Vložiť špeciálne pomocou hodnôt + pridať

Všetky dátumy sa posunuli o 7 dní dopredu

Ak chcete zvýšiť súbor cien o 10%, použite rovnaký prístup. Do bunky zadajte 1,10 a skopírujte ju do schránky. Potom vyberte ceny, ktoré chcete zmeniť, a pomocou príkazu Prilepiť špeciálne> Operácie> Násobiť preveďte všetky platné ceny. Keď sa zoznámite s týmto tipom, nájdete naň množstvo šikovných spôsobov použitia.

Skopírujte dočasnú hodnotu a vyberte ceny

Vložiť špeciálne s hodnotami + násobiť

Všetky ceny sa zvýšili o 10%

Poznámka: toto funguje iba s hodnotami. Neskúšajte to so vzorcami!

15. Použite pomenované rozsahy, aby boli vzorce čitateľnejšie

Jedna z najstarších profesionálnych rád v knihe je použiť pomenované rozsahy vo vašich vzorcoch, aby boli čitateľnejšie. Povedzme napríklad, že máte jednoduchý pracovný list, ktorý ukazuje hodiny odpracované pre malý tím. Pre každú osobu chcete vynásobiť jej odpracovaný čas jednou hodinovou sadzbou. Za predpokladu, že hodinová sadzba je v bunke A1, vaše vzorce môžu vyzerať takto:

= B3 * $ A $ 1
= B4 * $ A $ 1
= B5 * $ A $ 1

Ak však bunku A1 pomenujete „hodinová_hodnota“, vaše vzorce budú vyzerať takto:

= B3 * hodinová_hodnota
= B4 * hodinová_ rýchlosť
= B5 * hodinová_hodnota

Pomenovanie rozsahov týmto spôsobom spôsobí, že vzorce budú oveľa čitateľnejšie, a ušetrí sa zadávaním veľkého počtu znakov dolára ($), aby sa vytvorili absolútne referencie.

Pomenovanie rozsahov je jednoduché. Vyberte rozsah/bunky, ktoré chcete pomenovať, zadajte meno do poľa pre meno a stlačte kláves Enter. Teraz, keď ste pomenovali rozsah, Excel ho použije vždy, keď na rozsah ukážete a kliknete naň, keď vytvárate vzorec - keď kliknete na pomenovaný rozsah, uvidíte, že jeho názov sa automaticky vloží do vzorca. Ako bonus sa tiež môžete ľahko navigovať do pomenovaného rozsahu, kedykoľvek sa vám páči. Stačí vybrať meno z rozbaľovacej ponuky, ktorá sa zobrazí vedľa poľa s názvom.

Normálny vzorec bez rozsahu mien

Pomenovanie bunky C2

Vzorec bol aktualizovaný, aby používal pomenovaný rozsah

16. Automaticky aplikujte názvy na existujúce vzorce

Čo sa stane, keď ste už vytvorili vzorce a potom vytvoríte a pomenovaný rozsah chceš v nich použiť? Vlastne nič. Excel nevykoná žiadne zmeny vo vašich existujúcich vzorcoch ani neponúkne automatické použitie názvov nových rozsahov. Existuje však spôsob, ako použiť názvy rozsahov na existujúce vzorce. Stačí vybrať vzorce, pre ktoré chcete použiť názvy, a potom použiť funkciu Použiť názvy.

Hneď ako sa otvorí okno Použiť názvy, vyberte mená, ktoré chcete použiť, a kliknite na tlačidlo OK. Excel nahradí všetky zodpovedajúce referencie názvami, ktoré ste vybrali.

Vyberte všetky bunky vzorca, na ktoré chcete použiť pomenovaný rozsah

# n / a excel vlookup

Použiť názvy na páse s nástrojmi na karte Vzorce

Vyberte pomenovaný rozsah, ktorý chcete použiť

Pomenovaný rozsah sa použije automaticky

17. Uložte vzorec, ktorý nie je hotový

Ak pracujete so zložitejším vzorcom, existuje veľká šanca, že bude správne fungovať vzorec. Možno vám však bude málo času a budete sa musieť neskôr vrátiť k vzorcu, aby fungoval tak, ako chcete. Program Excel vám bohužiaľ nedovolí zadať poškodený vzorec. Ak to vyskúšate, Excel sa bude nahlas sťažovať, že vzorec obsahuje chyby, a nenechá vás pokračovať, kým nevyriešite všetky problémy.

Existuje však jednoduché riešenie: stačí dočasne previesť vzorec na text. Ak to chcete urobiť, môžete buď pridať jeden apostrof na začiatok vzorca (pred =), alebo úplne odstrániť znamienko rovnosti. V oboch prípadoch sa Excel prestane pokúšať vyhodnotiť vzorec a umožní vám ho zadať tak, ako je. Neskôr sa môžete vrátiť k vzorcu a pokračovať v práci.

18. Uvedomte si funkcie, ktoré Excel ponúka

Existujú funkcie na riešenie konkrétnych problémov. Funkciu si môžete predstaviť ako vopred vytvorený vzorec s konkrétnym názvom, účelom a návratovou hodnotou. Napríklad funkcia PROPER má iba jeden účel: veľké písmená. Zadajte text ako „nEW york CiTY“ a vráti vám „New York City“. Funkcie sú neuveriteľne užitočné, keď riešia problém, ktorý máte, takže je rozumné sa zoznámiť s funkciami dostupnými v programe Excel.

Pozri: Sprievodca funkciami programu Excel a 500 Príklady vzorcov programu Excel pre zoznam bežne používaných funkcií a vzorcov, ktoré ich používajú.

Poznámka: Ľudia sú často zmätení terminológiou používanou na rozprávanie o funkciách a vzorcoch. Jednoduchý spôsob, ako o tom premýšľať, je tento: všetko, čo sa v programe Excel začína znakom rovnosti, je vzorec. Podľa tejto definície sú všetky funkcie tiež vzorcami a vzorce môžu obsahovať viacero funkcií.

19. Na prepínanie relatívnych a absolútnych odkazov použite kláves F4

Kľúčom k vytváraniu vzorcov, ktoré je možné elegantne skopírovať na nové miesta a napriek tomu fungovať správne, je použiť správnu kombináciu absolútnych a relatívnych odkazov. Dôvod, prečo je to také dôležité, je ten, že vám to umožní znova použiť existujúce vzorce namiesto vytvárania nových a opätovné použitie rovnakého vzorca drasticky znižuje možnosť chýb v zošite obmedzením počtu vzorcov, ktoré je potrebné skontrolovať.

Konvertovanie referencií tam a späť medzi relatívnymi a absolútnymi referenciami však môže byť na obtiaž-zadávanie všetkých týchto dolárových znakov ($) je únavné a náchylné na chyby. Našťastie existuje skvelá skratka, ktorá vám umožní rýchlo prepínať medzi 4 možnosťami, ktoré sú k dispozícii pre každú referenciu: (Windows: F4, Mac: Command + T). Jednoducho umiestnite kurzor na referenciu a použite skratku. Pri každom použití sa Excel „otočí“ na ďalšiu možnosť v tomto poradí: úplne relatívna (A1)> úplne absolútna ($ A $ 1)> absolútny riadok (A $ 1)> absolútny stĺpec ($ A1).

20. Nezabudnite, že vzorce a funkcie vracajú hodnotu. Vždy.

Keď zápasíte so vzorcom, niekedy je to preto, že si myslíte, že časť vzorca vracia určitú hodnotu, ale v skutočnosti ide o návrat niečoho iného. Ak chcete skontrolovať, čo sa v skutočnosti vracia pomocou funkcie alebo časti vzorca, použite tip F9 nižšie.

Poznámka: Slovo „návrat“ pochádza zo sveta programovania a ľudí, ktorí sú v tomto koncepte noví, niekedy zamieňa. V kontexte vzorcov programu Excel sa používa takto „Funkcia LEN vracia číslo“ alebo „Vzorec v bunke A1 vracia chybu“. Kedykoľvek počujete slovo „návrat“ so vzorcom, pomyslite na „výsledok“.

21. Na vyhodnotenie častí vzorca použite kláves F9

Skratka F9 (fn + F9 na počítači Mac) dokáže vyriešiť časti vzorca v reálnom čase. Je to fantastický nástroj na ladenie väčších vzorcov, keď potrebujete overiť, že výsledok konkrétnej časti vzorca je to, čo očakávate. Ak chcete použiť tento tip, upravte vzorec a vyberte výraz alebo funkciu, ktorú chcete vyhodnotiť (tip - pomocou okna s tipom funkcie vyberte celé argumenty). Ten, ktorý máte na výber, stlačte kláves F9. Uvidíte, že časť vzorca je nahradená hodnotou, ktorú vracia.

Poznámka: V systéme Windows môžete F9 vrátiť späť, ale na počítačoch Mac to nefunguje. Ak chcete vzorec opustiť bez vykonávania zmien, použite kláves Esc.

Video: Ako skontrolovať a ladiť vzorec pomocou F9

22. Použite Formula Evaluator na vyriešenie vzorca krok za krokom

Keď je používanie vzorca F9 príliš únavné, je načase odhaliť väčší hardvér: Vyhodnotiť vzorec. Vyhodnotiť vzorec rieši vzorec po jednom kroku. Zakaždým, keď kliknete na tlačidlo Vyhodnotiť, Excel vyrieši podčiarknutú časť vzorca a ukáže vám výsledok. Vyhodnotiť vzorec nájdete na karte Vzorce na páse s nástrojmi v skupine Kontrola vzorcov. Ak chcete použiť Vyhodnotiť vzorec, vyberte vzorec a kliknite na tlačidlo na páse s nástrojmi. Po otvorení okna uvidíte vzorec zobrazený v textovom poli s tlačidlom Vyhodnotiť nižšie. Jedna časť vzorca bude podčiarknutá - toto je časť, ktorá je v súčasnosti v štádiu hodnotenia. Keď kliknete na vyhodnotiť, podčiarknutá časť vzorca sa nahradí hodnotou, ktorú vráti. Môžete naďalej klikať na vyhodnotenie, kým sa vzorec úplne nevyrieši.

Video: Ako hodnotiť komplexné vzorce

Poznámka: Vzorec vyhodnotenia je k dispozícii iba vo verzii programu Excel pre Windows. Verzia pre Mac používa iný prístup, nazývaný Formula Builder, ktorý zobrazuje výsledky pri vytváraní vzorca. Nie je to úplne rovnaká funkčnosť, ale je veľmi nápomocná a môžete ju použiť so vzorcami, ktoré už existujú.

23. Zostavujte zložité vzorce v malých krokoch

Ak potrebujete vytvoriť komplexnejší vzorec a nie ste si istí, ako to urobiť, začnite všeobecným prístupom a niektorými pevne zakódovanými hodnotami. Potom pridajte viac logiky a nahraďte pevne zakódované hodnoty krok za krokom. Povedzme napríklad, že chcete napísať vzorec, ktorý extrahuje krstné meno z celého mena. Viete, že by ste mohli použiť funkciu VĽAVO na ťahanie textu zľava, ale nie ste si istí, ako vypočítať počet znakov na extrahovanie. Začnite s LEFT (full_name, 5), aby vzorec fungoval. Potom zistite, ako nahradiť číslo 5 vypočítanou hodnotou. V takom prípade môžete vypočítať počet znakov, ktoré sa majú extrahovať, pomocou funkcie NÁLEZ nájsť polohu prvého znaku medzery.

Video: Ako vytvoriť komplexný vzorec krok za krokom

24. Používajte pomenované rozsahy ako premenné

V mnohých prípadoch má zmysel používať pomenované rozsahy ako premenné, aby boli vaše vzorce flexibilnejšie a lepšie sa s nimi pracovalo. Ak napríklad robíte veľa zreťazení (spájanie textových hodnôt dohromady), možno budete chcieť vytvoriť vlastné pomenované rozsahy pre nové znaky riadkov, znaky tabulátora atď. Týmto spôsobom sa na pomenované rozsahy môžete jednoducho priamo odkazovať namiesto toho, aby ste do svojich vzorcov pridali veľa komplexnej syntaxe. Ako bonus, ak vaše pomenované rozsahy obsahujú textové hodnoty, nemusíte pri ich pridávaní do vzorca používať žiadne úvodzovky. Je ťažké vysvetliť túto myšlienku podrobný príklad nájdete v tomto videu .

25. Na označenie predpokladov použite zreťazenie v štítkoch

Keď vytvoríte pracovný list, ktorý sa spolieha na určité predpoklady, môže byť výzvou jasne ukázať predpoklady, ktoré vytvárate. Často budete mať v pracovnom hárku určitú oblasť pre vstupy a inú oblasť pre výstupy a nie je priestor na zobrazenie oboch súčasne. Jeden zo spôsobov, ako zaistiť, aby boli kľúčové predpoklady jasné, je vložiť ich priamo do štítkov, ktoré sa na pracovnom hárku zobrazujú pomocou zreťazenia, zvyčajne s funkciou TEXT.

Normálne môžete mať napríklad štítok s názvom „Náklady na kávu“, za ktorým nasledujú vypočítané náklady. Pri zreťazení môžete na štítku uviesť „Cena kávy (2,00 USD/šálka): z toho je zrejmé, že ste predpokladali cenu 2,00 USD/šálku.

Video: objasnite predpoklady so zreťazením

26. Pridajte vnorené IF do zalomení riadkov, aby boli čitateľnejšie

Pri vytváraní vnoreného vzorca IF môže byť sledovanie pravdivých a nepravdivých argumentov v zátvorke v zátvorkách veľmi mätúce. Pri hádaní zátvoriek je ľahké urobiť chybu v logike. Existuje však jednoduchý spôsob, ako zjednodušiť čítanie vzorca s viacerými príkazmi IF: stačí pridať za každý argument PRAVDA riadky do vzorca. Vďaka tomu bude vzorec čítať viac ako tabuľka.

Video: Ako uľahčiť čítanie vnorených IF

27. Zadajte funkcie pomocou funkcie Automatické dokončovanie

Keď zadávate funkciu, program Excel sa pokúsi uhádnuť názov požadovanej funkcie a zobrazí zoznam automatického dokončovania, z ktorého si môžete vybrať. Otázkou je, ako prijmete jednu zo zobrazených možností a napriek tomu zostanete v režime úprav? Ide o to, použiť kláves Tab. Keď stlačíte tab, Excel pridá kompletnú funkciu a nechá kurzor v zátvorke aktívny, aby ste mohli podľa potreby vyplniť argumenty. Na počítačoch Mac musíte najskôr pomocou klávesu so šípkou nadol vybrať funkciu, ktorú chcete pridať, a potom funkciu vložiť stlačením klávesu Tab.

28. Na zadanie vzorcov SUM používajte AutoSum

Nie vždy máte šancu použiť tento automatický súčet, ale keď to urobíte, je to uspokojujúce. AutoSum funguje pre riadky aj stĺpce. Stačí vybrať prázdnu bunku vpravo alebo pod bunkami, ktoré chcete sčítať, a napísať Alt + = (Mac: Command + Shift + T). Excel v jednom kroku uhádne rozsah, ktorý sa pokúšate sčítať, a vloží funkciu SUMA. Ak chcete byť konkrétnejší, aby Excel nehádal, najskôr vyberte rozsah, ktorý chcete sčítať, vrátane bunky, v ktorej by ste chceli funkciu SUMA mať.

AutoSum dokonca vloží viacero funkcií SUM súčasne. Ak chcete súčet viacerých stĺpcov, vyberte rozsah prázdnych buniek pod stĺpcami. Ak chcete súčet viacerých riadkov, vyberte rozsah prázdnych buniek v stĺpci napravo od riadkov.

Nakoniec môžete pomocou automatického súčtu pridať súčty riadkov aj stĺpcov súčasne pre celú tabuľku. Stačí vybrať celú tabuľku čísel vrátane prázdnych buniek pod tabuľkou a napravo od tabuľky a použiť skratku. Program Excel pridá do prázdnych buniek príslušné funkcie SUMA, čím získate súčty stĺpcov, súčty riadkov a celkový súčet v jednom kroku.

29. Zadajte rovnaký vzorec do viacerých buniek naraz

Často budete musieť do skupiny buniek zadať rovnaký vzorec. V skutočnosti to môžete urobiť v jednom kroku pomocou klávesovej skratky Ctrl + Enter. Vyberte všetky bunky súčasne a potom zadajte vzorec normálne ako pre prvú bunku. Keď budete hotoví, namiesto klávesu Enter stlačte kláves Control + Enter. Excel pridá rovnaký vzorec do všetkých buniek vo výbere a podľa potreby upraví odkazy. Keď použijete tento prístup, nemusíte kopírovať a vkladať, vyplňovať ani používať úchyt na vyplnenie. Ste hotoví v jednom kroku.

Rovnakú techniku ​​môžete použiť aj na úpravu viacerých vzorcov súčasne. Stačí vybrať všetky vzorce naraz, vykonať potrebnú zmenu a stlačiť kombináciu klávesov Control + Enter.

Autor Dave Bruns


^